TUJUAN DAN SARANA PENATAAN ARSIP

TUJUAN DAN SARANA PENATAAN ARSIP

tujuan dan Sarana Penataan Arsip

1. Tujuan penataan arsip memudahkan penemuan kembali dan memudahkan penyusutan arsip (pemindahan,pemusnahan dan penyerahan arsip).
2. Sarana penataan arsip terdiri atas dua macam yaitu perangkat lunak dan perangkat keras (peralatan) kearsipan.

Sarana Perangkat Lunak terdiri dari Klafikasi dan kode arsip

1. Kegunaan klasifikasi arsip adalah untuk: Mengelompokkan arsip yang mempunyai masalah atau urusan yang sama dalam satu berkas; Mengatur penyimpanan arsip dan berkas secara sistematis; Memudahkan penemuan kembali arsip atau berkas.
2. Kegunaan kode arsip adalah untuk: Membedakan urusan atau masalah yang satu dengan urusan atau masalah lain dalam berbagai jenjang klsifikasi arsip; Memberkaskan dan menentukan letak penyimpanan arsip.
3. Indeks, Kegunaan indeks adalah untuk: Memudahkan pemberkasan; Memudahkan penemuan kembali, dan Memudahkan penyusutan.
4. Syarat mengindeks adalah: Singkat, jelas dan mudah di ingat; Berorientasi pada kebutuhan pemakai; Ditentukan dari isi surat / berkas; Berupa kata benda atau pengertian kebendaan.

Jenis indeks

1. Indeks arsip adalah tanda pengenai arsip yang membedakan arsip yang satu dan arsip yang lain. Indeks ini dibuat oleh unit pengolah dan ditulis pada kolom indeks dalam formulir pengendalian surat masuk .
2. Indeks berkas adalah tanda pengenal yang membedakan berkas yang satu dengan berkas yang lain. Indeks ini ditulis pada tab folder oleh unit pengolah dan dicantumkan pada agenda surat masuk dan keluar.
3. Indeks relative adalah daftar indeks yang disusun berdasarkan abjad A sampai dengan Z.

Bentuk indeks

1. Indeks abjad terdiri atas :

• Abjad nama orang
• Abjad nama badan
• Abjad nama tempat/wilayah

2. Indeks nomor atau angka terdiri atas :

• Nomor urut
• Koronologis / tanggal.

Cara membuat indeks disesuaikan dengan kebutuhan tiap-tiap unit dalam hal ini dapat berupa indeks abjad dan atau nomor,atau program gabungan antara abjad dan nomor. Penggunaan indeks akan berkaitan erat dalam pemberkasan sebagaimana diuraikan dalam tata cara penataan berkas. Beberapa sistem pemberkasan dengan menggunakan indeks sebagai berikut:

1. Sistem abjad,digunakan untuk menata arsip dan berkas dengan mengunakan indeks abjad dari A sampai dengan Z
2. Sistem nomor /angka,sistem ini digunakan untuk menata arsip dan berkas berdasarkan urutan nomor/angka dengan mengunakan indeks angka.
3. Sistem masalah,sistem ini digunakan untuk menata arsip dan berkas berdasarkan masalah yang terkandung dalam arsip atau berkas dengan menggunakan indeks masalah

Tunjuk Silang/rujuk silang sebagai alat bantu klasifikasi dan indeks dalan bentuk formulir,digunakan untuk:

1. Memudahkan penemuan kembali;
2. Menampung penamaan danperistilahan yang berlainan,tetapi mengandung arti yang sama;
3. Mempertemukan berbagai keterangan yang berbeda,tetapi saling berkaitan;
4. Memberikan keleluasaan klasifikasi pada satu surat yang terdiri atas beberapa masalah atau indeks.