A. Pengertian Arsip
Ditinjau dari
segi bahasa, istilah arsip berasal dari bahasan Yunani yaitu dari kata arche, kemudian berubah menjadi archea dan selanjutnya mengalami
perubahan lagi menjadi archeon. Arche artinya permulaan dan berarti juga
jabatan atau fungsi/kekuasaan peradilan.Sedangkan archea artinya dokumen atau catatan mengenai permasalahan, dan archeon berarti Balai Kota.
Penjelasan di
atas ditegaskan lagi oleh Sri Endang R yang menyatakan bahwa kata arsip berasal
dari:
1. Bahasa Yunani, yaitu archium yang
artinya peti untuk menyimpan sesuatu,
2. Bahasa Latin, yaitu felum (bundel)
yang artinya tali atau benang,
3. Bahasa Inggris, yaitu archieve
yang artinya kumpulan warkat, record artinya
catatan, dan file artinya sekumpulan
informasi/warkat,
4. Bahasa Belanda, yaitu archief
yang artinya warkat,
5. Bahasa Jerman, yaitu archivalen
yang artinya warkat.
Arsip adalah rekaman kegiatan atau
peristiwa dalam berbagai bentuk media sesuai dengan perkembangan teknologi
informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara,
pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan, dan peroseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasayarakat,
berbangsa dan bernegara.
Arsip adalah
suatu kumpulan dokumen yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu
kegunaan agar sertiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali.
Pengertian
arsip menurut Undang-Undang Nomor 7 tahun 1971 tentang “KETENTUAN POKOK
KEARSIPAN” pada Bab I Pasal I:
1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara badan
pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun
berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan atau
perorangan dalam bantuk sorak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok,
pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Dengan demikian
dapat disimpulkan bahwa arsip adalah setiap catatan yang tertulis, tercetak
atau ketikan, dalam bentuk huruf, angka atau gambar, yang mempunyai arti atau
tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi informasi, yang terekam pada kertas
(kartu, formulir), kertas film (slide, film-strip, mikro film), media computer
(pita tape, piringan, rekaman, disket), kertas photo copy dan lain-lain.
Arsip dinamis
adalah arsip yang masih diperlukan secara langsung dalam perencanaan,
pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau arsip yang
digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara.
Arsip dinamis
aktif adalah arsip yang masih berada di
kantor, baik kantor pemerintah, swasata atau organisasi kemasyarakatan karena
masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan dan kegiatan
administrasi lainnya.
B. Guna Arsip
Arsip mempunyai
peranan yang sangat penting bagi sebuah kantor, maka keberadaan arsip perlu mendapatkan
perhatian khusus sehingga keberadaan arsip pada sebuah kantor benar-bear
menunjukakkan peran yang sesuai dan dapat mendukung penyelesaian pekerjaan yang
dilakukan semua personil dalam kantor tersebut.
Menurut Agus
Sugiarto dan Teguh Wahyono ada beberapa kegunaan arsip yaitu:
1. Arsip sebgai sumber ingatan atau memori
Arsip yang disimpan merupakan bank
data yang dapat dijadikan pencarian informasi apabila diperlukan.Dengan
demikian kita bisa mengingat atau menemukan kembali informasi-informasi yang
terekam adalam arsip tersebut.
2. Arsip sebgai bahan pengambil keputusan
Pihak manajemen dalam kegiatannya
tentunya memerlukan berbagai data atau informasi yang akan digunakan sebagai
bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan. Data dan informasi tersebut
dapat ditemukan dalam arsip yang disimpan dalam berbagai media elektronik
maupun non elektronik.
3. Arsip sebgai bukti legalitas. Arsip yang dimiliki organisasi memiliki
fungsi sebgai pendukung legalitas atau bukti-bukti apabila diperlukan.
4. Arsip sebagai rujukan historis. Arsip merekam informasi masa lalu dan
menyediakan informasi untuk masa yang akan dating. Sehingga arsip dapat
digunakan sebgai alat untuk mengetahui perkembangan sejarah dinamika kegiatan
organisasi.
Tidak semua
arsip mempunyai kegunaan yang sama, setiap arsip punya kegunaan yang
berbeda-beda. Guna lain dari arsip adalah sebagai alat ukur kegiatan organisasi
dan sebagai sumber ilmu pengetahuan.
C. Jenis Arsip
Dalam hal ini
Sri Endang R mengemukakan bahwa ada lima jenis arsip, yaitu:
1. Arsip berdasarkan bentuk fisiknya, dibagi atas:
a. Arsip yang berbnetuk lembaran
b. Arsip yang tidak berbentuk lembaran
2. Jenis arsip berdasarkan masalahnya, terbagi atas:
a. Financial
record, yaitu arsip-arsip yang berisi catatan-catatan mengenai masalah
keuangan,
b. Inventory record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah inventaris,
c. Personal record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan dengan
kepegawaian,
d. Sales record, yaitu
arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah penjualan,
e. Production
record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan
dengan masalah produksi.
3. Jenis arsip berdasarkan pemiliknya, dibagi atas:
a. Lembaga pemerintahan
1) Arsip nasional di Indonesia (Arsip Nasional Republik Indonesia)
2) Arsip nasional di setiap ibu kota Daerah Tingkat I (arsip Nasional Daerah)
b. Instansi Pemerintah/swasta
1) Arsip primer dan arsip skunder. Arsip primer primer adalah arsip aslinya,
sedangkan arsip skunder adalah arsip yang berupa tindasan atau karbon kopi,
2) Arsip sentral dan arsip unit. Arsip sentral adalah arsip yang disimpan pada
pusat arsip atau arsip yang dipusatkan penyimpanannya. Arsip unit adalah arsip
yang disebarkan penyimpanannya pada setiap bagian organisasi.
4. Jenis arsip berdasarkan sifatnya, dibagi atas:
a. Arsip tidak penting, yaitu arsip yang hanya mempunyai
kegunaan informasi,
b. Arsip biasa, yaitu yang semula penting, akhirnya tidak berguna lagi pada
saat arsip yang diinformasikan itu berlalu,
c. Arsip penting, yaitu arsip yang ada hubungannya dengan
masa lalu dan masa yang akan dating, sehingga perlu disimpan dalam waktu yang
lama,
d. Arsip sangat penting (vital), yaitu arsip yang dapat dijadikan alat
pengingat selama-lamanya,
e. Arsip rahasia, yaitu arsip yang isinya hanya boleh
diketahui oleh orang tertentu dalam suatu organisasi.
5. Jenis arsip berdasarkan fungsinya, dibagi atas:
a. Arsip dinamis, yaitu arsip yang digunakan secara
langsung dalam perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya,
atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara.
Arsip dinamis dibedakan sebagai berikut:
1) Arsip aktif, yaitu arsip yang dipergunakan secara terus menerus dalam
kegiatan kantor,
2) Arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah menurun,
tetapi kadang-kadang masih diperlukan,
3) Arsip inaktif, yaitu arsip dinamis yang sudah sangat jarang digunakan,
b. Arsip statis, yaitu arsip yang tidak digunakan secara langsung dalam
perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, atau
dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara.
D. Peralatan dan Perlengkapan Kearsipan
Ignasius
Wursanto mengemukakan bahwa dalam melakukan penataan terhadap arsip diperlukan
peralatan dan perlengkapan kearsipan. Peralatan dan perlengkapan itu adalah sebagai
berikut:
a. Map
Map adalah lipatan kertas atau
karton (kertas manila) yang dipergunakan untuk menyimpan arsip.
b. Folder.
Folder adalah lipatan
kertas tebal/karton manila berbentuk segi empat panjang untuk menyimpan atau
untuk menempatkan arsip atau sekelompok arsip di dalam file/filling cabinet. Folder memiliki tab untuk tempat kode dan
indeks, letak tab tergantung pada system penataan yang digunakan apakah
vertikal atau leteral.
c. Guide.
Guide adalah lembaran kertas tebal atau karton manila yang
dipergunakan sebagai penunjuk atau sekat pemisah dalam penyimpanan arsip.
d. Filling cabinet.
Filling cabinet perabot kantor
yang berbentuk segi empat panjang yang diletakkan secara vertikal dipergunakan
untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip. Pada umumnya filling cabinet mempunyai dua samapi lima laci.
e. Almari arsip
Almari arsip adalah suatu perabot
kantor yang dipergunakan untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip.
f. Rak arsip
Rak arsip adalah sejenis almarai
tidak berpintu yang digunakan untuk menaruh atau menyimpan berkas-berkas atau
arsip.
g. Rotary
Rotary adalah alat
penyimpanan arsip yang dapat digerakkan secara berputar sehingga dalam
penempatan dan penemuan tidak banyak memakan tenaga.
h. Cardex (card index)
Cardex adalah alat
yang dipergunakan untuk menyimpan warkat-warkat, arsip (kartu-kartu) dengan
mempergunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang.Biasanya digunakan
untuk menyimpan kartu kendali.
E. Sistem Penyimpanan Arsip
Pada dasarnya,
penyimpanan arsip dilakukan dengan menggunakan cara tertentu secara sistematis
yang dimaksudkan untuk membantu dan mempermudah kita dalam penyimpanan dan
penemuan kembali arsip tersebut. Meteode penyimpanan tersebut sering disebut
sistem penyimpanan arsip (filling system).
Sistem
penyimpanan dan penemuan kembali arsip terdiri atas lima sistem yaitu sistem
abjad, sistem pokok masalah, sistem nomor, sistem tanggal, dan sistem wilayah.
1. Sistem Abjad (Alphabetical Filling
System)
Sistem abjad adalah sistem
penerimaan,penyusunan, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan dan penemuan
kembali aurat/warkat dengan menggunakan petunjuk abjad. Surat/warkat yang akan
disimpan dikelola berdasarkan nama orang atau organisasi yang disimpan abjad.
2. Sistem Masalah/Perihal/Pokok Soal (Subject
Filling System)
Sistem masalah adalah salah satu
system penyimpanan dokumen yang berdasarkan kepada isi dari dokumen itu. Isi
dokumen sring disebut perihal, pokok masalah, permasalahan, pokok surat atau
subjek.
3. Sistem Nomor (Numerical Filling
System)
Sistem nomor adalah salah satu
system penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun dengan menggunakan
kode/nomor. Sistem penyimpanan berdasarkan nomor terdiri dari:
a. Sistem penyimpanan, berdasarkan nomor Dewey.
b. Sistem penyimpanan, berdasarkan nomor seri urut.
c. Sistem penyimpanan, berdasarkan nomor terminal digit.
4. Sistem Tanggal/Urutan Waktu (Chronological
Filling Sytem)
Sistem tanggal adalah sistem
penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan tanggal, bulan, tahun.Dalam
sistem ini yang dijadikan kode penyimpanan dan penemuan kembali arsip adalah
tanggal, bulan atau tahun pemubatan yang tercantum dalam arsip itu sendiri.
5. Sistem Wilayah/Regional/Daerah (Geographical
Filling System)
Sistem wilayah adalah sistem
penyimpanan dokumen, berkas, atau arsip yang dijadikan pedoman adalam menemukan
arsip secara cepat dengan berdasarkan wilayah dari pengirim surat atau wilayah
yang dkirim surat.
F. Peminjaman Arsip
Peminjaman
arsip adalah keluarnya arsip dari file karena
dipinjam baik oleh atasan sendiri, teman seunit kerja, ataupun oleh kolega
sekerja dari unit kerja lain dalam organisasi. Karena arsip tersebut dipinjam
sehingga tidak berada pada tempatnya, maka perlu adanya pencatatan supaya
petugas arsip dapat mengetahui dimana
arsipnya berada, siapa yang menggunakan, kapan dipinjam dan bilamana harus
dikembalikan.
Arsip dinamis
aktif vbersifat tertutup, oleh sebab itu perlu diatur atau ditentukan prosedur
atau tata cara peminjamannya baik untuk keperluan intern maupun ekstern
organisasi. Pencatatan tentang
peminjaman arsip hendaknya dilakukan dengan menggunakan formulir khusus
yang disebut bon pinjam atau out-slip
atau lembar peminjaman arsip
Sedarmayanti
mengemukakan lembar peminjaman arsip diisi rangkap 3 dengan fungsi
masing-masing yaitu sebagai berikut:
1. Lembar peminjaman arsip I (putih). Disimpan oleh penyimpan arsip
berdasarkan tanggal pengembalian arsip, berfungsi sebgai bukti peminjaman.
2. Lembar peminjaman arsip II (hijau). Oleh penyimpan arsip diletakkan
ditempat arsip yang dipinjam, berfungsi sebagai arsip yang dipinjam.
3. Lembar peminjaman arsip III (biru). Disertakan pada peminjam.
G. Penemuan Kembali Arsip
Penemuan
kembali arsip dapat dilakukan baik secara manual ataupun secara
mekanik.Penemuan kembali secara manual berarti penemuan kembali dilakukan
melalui kemampuan manusia tanpa menggunakan tenaga mesin.Sedangkan penemuan
kembali dengan mekanik lebih banyak untuk menunjukkan lokasi penyimpanan arsip
melalui sarana elektronik (komputer).
Arsip yang ada
tidak boleh disimpan sembarangan, arsip harus disimpan menggunakan sistem
pengelolaan arsip yang baik dan benar sehingga arsip tersebut dapat dengan
mudah ditemukan kembali dengan cepat, tepat pada waktu dibutuhkan. Agar
penemuan kembali arsip dapat terlaksana dengan baik, maka beberapa syarat yang
harus dilakukan adalah:
1. Kebutuhan pemakai arsip atau surat harus diteliti dahulu dan sistemnya
harus mudah diingat.
2. Harus didsarkan atas kegiatan nyata instansi yang bersangkutan, maka
disusunlah kata tangkap atau indeks sebagai tanda pengenal.
3. Sistem penemuan kembali arsip harus logis, konsisten dan mudah diingat.
4. Sistem penemuan harus didukung oleh peralatan dan perlengkapan.
5. Selanjutnya sistem penemuan harus didukung oleh personil yang terlatih dan
harus mempunyai daya tangkap yang tinggi, cepat, tekun, suka bekerja, senang bekerja
secara detail tentang informasi.
Beberapa factor
penunjang dan perlu diperhatikan atau dipenuhi dalam rangka memudahkan dalam
penemuan arsip adalah sebagai berikut:
1. Melakukan kegiatan menghimpun, mengklasifikasi, menyusun, menyimpan dan memlihara
arsip berdasarkan system yang berlaku baik arsip yang bersifat kedinasan
ataupun arsip pribadi pimpinan.
2. Dalam menciptakan suatu sistem penyimpanan arsip yang baik hendaknya
diperhatikan atau dipenuhi beberapa factor penunjang, antara lain:
a. Kesedrahanan. Sistem penyimpanan yang dipilih harus
mudah, supaya bukan hanya dimengerti oleh satu orang saja, melainkan juga dapat
dimengerti pegawai lain.
b. Ketepatan menyimpan arsip. Berdasarkan sistem ynag digunakan, harus memungkinkan
penemuan kembali arsip dengan cepat dan tepat.
c. Memenuhi persyaratan ekonomis. Harus dapat
memanfaatkan ruangan, tempat dan peralatan yang ada serta biaya yang tersedia.
d. Menjamin keamanan. Arsip harus terhindar dari kerusakan, pencurian
kemusnahan dan harus dari bahaya air, api, binatang, udara yang lembab dan
lain-lain. Sehingga penyimpanan harus di tempat yang benar-benar aman dari
segala gangguan.
e. Penemapatan arsip. Hendaknya harus diusahakan pada
tempat yang strategis, mudah dicapai oleh semua unit.
f. Sistem yang digunakan harus fleksibel. Harus
memberikan kemugkinan adanya perubahan-perubahan dalam rangka penyempurnaan
pada efisiensi kerja.
g. Memahami pengetahuan di bidang kearsipan.
3. Unit arsip perlu menyelenggarakan penggandaan adan melayani peminjaman
arsip dengan sebaik-baiknya.
4. Mencatat dan menyimpan pidato serta peristiwa yang terjadi setiap hari,
lengkap dengan tanggal kejadiannya, agar dapat dijadikan alat bantu untuk menemukan
atau mempertimbangkan kembali bila sewaktu-waktu diperlukan.
5. Mengadakan pengontrolan arsip secara periodic agar dapat memahami seluruh
media informasi yang ada dan mengajukan saran untuk mengadakan penyusutan serta
pemusnahan bila perlu.
H. Penilaian Arsip
1. Nilai Arsip
Prinsip penilaian arsip dapat
digolongkan berdasarkan hal-hal sebagai berikut:
a. Penilaian arsip atas dasar manfaat. Nilai manfaat di
sini berarti manfaat sebagai sumber data untuk dapat disajikan informasi yang
diperlukan.
b. Penilaian arsip atas dasar kecepatan. Kecepatan penyejian bahan informasi
ditentukan oleh kecepatan dalam penemuan kembali arsip yang digunakan dengan
ditentukan jangka waktu 3 sampai 6 menit, sedangkan 6 samapi 10 menit untuk
arsip statis.
c. Penilaian arsip atas dasar efisiensi. Perlu atau
tidaknya diadakan perubahan pengelolaan arsip ditentukan melalui efisien atau
tidaknya pengelolaan yang dilaksanakan.
2. Angka Kecermatan Arsip
Angka kecermatan adalah angka
perbandingan antara jumlah warkat yang tidak diketemukan (WTK) dengan jumlah
warkat yang diketemukan (WK).angka perbandingan tersebut dinyatakan denga
prosentase dengan rumus sebagai berikut:
Keterangan:
AK : Angka
Kecermatan
WTK : Arsip
yang tidak diketemukan
WK : Arsip
yang diketemukan
Apabila Angka Kecermatan = 3% berarti penyelenggaraan penyimpanan dan
penemuan kembali arsip berada pada titik batas. Apabila Angka Kecermatan >
3% berarti sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang digunakan perlu
ditinjau kembali untuk diadakan penyempurnaan lebih lanjut.Apabila Angka
Kecermatan < 3% berarti sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang
digunakan oleh organisasi yang bersangkutan sudah cukup baik.
Jadi, apabila Angka Kecermatan arsip
menunjukkan prosentase yang semakin tinggi, berarti sistem penyimpanan dan
penemuan kembali arsip kurang baik. Sebaliknya jika kecermatan menunjukkan
prosentase yang semakin rendah, berartisistem penyimpanan dan penemuan kembali
arsip sudah cukup baik
I. Pemeliharaan
dan Pengamanan Arsip
1. Pemeliharaan Arsip
Pemeliharaan arsip adalah kegiatan
membersihkan arsip secara rutin untuk mencegah kerusakan akibat beberapa sebab.
Pemeliharaan arsip secara fisik dapat dilakukan melalui beberapa cara sebagai
berikut:
a. Pengaturan Ruangan
Ruang
penyimpanan arsip harus:
1) Dijaga agar tetap kering (temperature ideal antara -F, dengan kelembaban 50-60%).
2) Terang (terkena sinar matahari tidak langsung).
3) Mempunyai ventilasi yang merata.
4) Terhindar dari kemungkinan serangan api, air, serangga dan sebgainya.
b. Tempat Penyimpanan Arsip
Hendaknya
diatur secara renggang, agar ada udara di antara berkas yang disimpan.Tingkat
kelembaban yang diinginkan perlu diketahui.
c. Penggunaan Bahan-bahan Pencegah Rusaknya Arsip
Salah satu
caranya adalah meletakkan kapur barus di tempat penyimpanan, atau mengadakan
penyemprotan dengan bahan kimia secara berkala.
d. Larangan-larangan
Perlu dibuat
peraturan yang harhus dilaksanakan, antara lain:
1) Dilarang membawa dan/atau makan di tempat penyimpanan arsip.
2) Dalam ruangan penyimpanan arsip dilarang merokok (karena percikan api dapat
menimbulkan bahaya kebakaran).
e. Kebersihan
Arsip harus
selalu dibersihkan dan dijaga dari n oda karat dan lain-lain.
2. Pengamanan Arsip
Pengamanan arsip adalah menjada
arsip dari kehilangan maupun dari kerusakan. Dalam UU No. 7 tahun 1971 pasal
11, diutarakan ketentuan sebagai berikut:
a. Barang siapa
dengan sengaja dan melawan hokum, memiliki arsip sebagaimana dimaksud pada
pasal 1 UU No. 7 tahun 1971 ini dapat dipidana dengan pidana penjara
selama-lamanya 10 tahu.
b. Barang siapa
menyimpan arsip sebagaimanadimaksud dalam pasal 1 huruf a UU No. 7 tahun 1971
ini yang dengan sengaja memberitahukan hal-hal tentang isi nasakah itu kepada
pihak ketigak yang tidak berhak mengetahuinya sedang ia diwajibkan merahasiakan
hal-hal tersebut, dapat dipidana dengan pidana penjara selama-lamanya 20 tahun
atau dipidana penjara seumur hidup.
Ketentuan di atas dimaksudkan untuk
mengamankan arsip dari segi informasi.Untuk arsip milik swasta atau perorangan,
pengamanan dari segi hokum diatur pada KUHP maupun KUHD.
Secara fisik semua arsip harus diamankan
dari segi kerusakan.Kerusakan arsip dapat terjadi karena faktor internal dan
faktor eksternal.
a. Faktor Internal
1) Kualitas kertas
2) Tinta
3) Bahan perekat yang bersentuhan dengan kertas
b. Faktor Eksternal
a) Lingkugan
b) Sinar matahari
c) Debu
d) Serangan dari kutu dan sejenisnya
e) Jamur dan sejenisnya
J. Pemindahan dan
Pemusnahan Arsip
1. Angka Pemakaian Arsip
Untuk dapat menyusut dan memindahkan
arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan perlu ditetapkan angka pemakaian
arsip yang merupakan angka prosentase sebagai perbandingan atara jumlah
permintaan arsip untuk digunakan kembali dengan jumlah seluruh arsip yang
berada dalam penyimpanan. Adapun rumus untuk menghitung angka pemakaiann arsip
adalah sebagai berkut:
Makin besar angka pemakaian berarti
makin banyak arsip yang secara langsung digunakan untuk pelaksanaan tugas
sehari-hari, berarti belum perlu melakukan penghapusan karena arsip tersebut
masih aktif.
2. Jadwal Retensi
Jadwal retensi adalah daftar yang
berisi sekurang-kurangnya jangka waktu atau retensi, jenis arsip, dan
keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip
dimusnahkan, dinilai kembali, permanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman
penyusutan dan penyelamatan arsip. Dengan demikian jadwal retensi merupakan
suatu daftar yang menunjukkan:
a. Lamanya masing-masing arsip disimpan pada file active (satuan kerja), sebelum
dipindahkan ke puat penyimpanan arsip (file
in ative).
b. Jangka waktu penyimpanan masing-masing atau sekelompok arsip dimusnahkan
ataupun dipindahkan ke Arsip Nasional.
Penentuan jangka waktu penyimpanan
arsip (retensi arsip) ditentukan atas dasar nilai kegunaan tiap-tiap berkas.
Untuk menjaga obyektivitas dalam menentukan nilai kegunaan tersebut, jadwal
retensi arsip disusun oleh panitia yang terdiri dari pejabat yang benar-benar
memahami kearsipan, fungsi dan kegiatan kantor atau organisasinya
masing-masing.
3. Pemindahan Arsip
Pemindahan arsip adalah kegiatan
memindahkan arsip-arsip dari aktif kepada in-aktif karena jarang sekali
dipergunakan dalam kegiatan sehari-hari. Pemindahan arsip dapat juga berarti
kegiatan memindahkan arsip-arsip yang telah mencapai jangka waktu/mur tertentu
ke tempat lain sehingga filling cabinet yang
semula dipakai dalam pelaksanaan pekerjaan sehari-hari dapat dipergunakan untuk
menyimpan arsi-arsip baru.
4. Pemusnahan Arsip
Pemusnahan arsip adalah tindakan
atau kegiatan menghancurkan secara fisik arsip yang sudah berakhir fungsinya,
serta yang tidak memiliki nilai guna. Penghancuran tersebut harus dilakukan
secara total, yaitu dengan cara dibakar habis, dicacah atau dengan cara lain
sehingga tidak lagi dikenal baik isi maupun bentuknya.
Arsip-arsip yang sudah tidak berguna
lagi, perlu dimusnahkan untuk member kemungkinan bagi tersedianya tempat
penyimpanan dan pemeliharaan yang lebih baik terhadap arsip-arsip yang
mempunyai nilai guna.
Menurut zulkifli Amsyah pemusnahan
arsip dapat dilakukan dengan beberapa cara yaitu:
a. Pembakaran
Pemusnahan
arsip dengan cara ini cukup mudah, tetapi akan memakn waktu cukup lama. Oleh
karena itu pembakaran bisa dilakukan jika jumlah arsip yang dimusnahkan tidak
banyak.
b. Pencacahan
Pemusnahan
arsip dengan cara pencacahan dapat dilakukan secara bertahap, artinya tidak
harus selesai pada saat itu. Jadi pencacahan dapat dilakukan secara rutin tidak
perlu waktu khusus dan sebaiknya mempunyai mesin pencacah kertas.
c. Penghancuran
Pemusnahan
arsip dengan cara ini adalah memusnahkan arsip dengan menuangkan bahan kimia di
atas tumpukan arsip. Cara ini cukup berbahaya karena bahan kima yang digunakan
dapt melukai pericikannya mengenai badan.
Sedangkan
prosedur pemusnahan arsip pada umumnya terdiri dari seleksi, pembuatan berita
acara pemusnahan dan pelaksanaan pemusnahan arsip dengan saksi-saksi.
K. Faktor-Faktor yang Mempengaruhi dalam Penataan Arsip
Tiruma L.
Tobing mengemukakn ada beberapa faktor yang mempengaruhi dalam penataan arsip,
yaitu:
1. Ruang/tempat penyimpanan arsip
Dari penyediaan ruangan sedikit
banyak dapat dinilai akan adanya kemungkinan terawat tidaknya arsip tersebut,
walaupun hal itu masih tergantung pada factor manusia yang menanganinya. Karena
dalam pekerjaan kearsipan yang diperhatikan terutama keadaan fisik arsip, maka
dalam menata ruangan penyimpanan arsip perlu diperhatikan apakah rak-rak atau
lemari-lemari penyimpanan arsip sudah bebas hama dan disesuaikan dengan
kebutuhan.
2. Manusia yag melaksanakan penataan
Manusia atau petugas yang melakukan
penataan arsip haruslah mempunyai disiplin yang kuat. Disiplin di sini adalah
dalam hal ketekunan, kesabaran dan ketelitian.
Seorang pegawai kearsipan haruslah
orang yang kuat fisik maupun mental karena ia tidak hanya menghadapi
kertas-kertas dalam jumlah yang besar, tetapi juga melawan dirinya sendiri
dalam menghadapi kerutinan yang
membosankan. Di sini minat dan ketekunan sangat diperlukan. Seorang
pegawai kearsipan juga diharapkan moral yang betanggungjawab, setia dan jujur.
Mereka harus dapat dipercaya, karena mereka mendapat wewenang mengenai
dokumen-dokumen instansinya yang munkgin merupakan rahasia negara.
No comments:
Post a Comment