Peralatan Arsip dan Sistem Penataan Dokumen

Peralatan Arsip dan Sistem Penataan Dokumen

Arsip

Peralatan Dokumen/Arsip Menurut Martono  (1994: 35), pemilihan peralatan untuk menyimpan arsip harus disesuaikan dengan bentuk fisik arsip, serta kebutuhan untuk penemuannya kembali. Dalam menentukan peralatan yang digunakan perlu memperhatikan beberapa hal sebagai berikut: 

1. Arsip harus dapat dengan mudah diambil dan ditempatkan pada lokasinya. 
2. Peralatan harus disesuaikan dengan bentuk dan ukuran fisik arsip, seperti: peta, photo, surat, dsb. 
3. Peralatan yang digunakan juga harus memperhatikan sifat arsip yang di simpan sehingga keamanan informasinya terjamin, seperti : untuk menyimpan arsip yang bernilai tinggi, arsip rahasia, arsip sangat rahasia, dsb.
4. Peralatan yang digunakan juga memperhatikan pertumbuhan atau akumulasi yang tercipta. 

Peralatan dokumen/arsip aktif adalah:

1.  Filing Cabinet. 

Merupakan sarana/tempat untuk penyimpanan dokumen/arsip dalam bentuk   berkas dimana filing cabinet memiliki bermacam-macam bentuk. 

2.  Lemari Dokumen/Arsip. 

Merupakan salah satu tempat penyimpanan dokumen/arsip aktif selain filing cabinet. 

3.  Ordner. 

Merupakan wadah untuk menyimpan dokumen/arsip yang kode dan indeksnya dicantumkan di sisi luar dari ordner.  Di dalam ordner terdapat  sekat yang berfungsi membedakan berkas atau masalah satu dengan yang lain. 

4.  Sekat/Guide. 

Merupakan penyekat/pembatas antar berkas satu dengan berkas yang lain yang kode klasifikasinya berbeda. Pada sekat/guide terdapat tab yang memuat kode (abjad, nomor, alpha-numerik).  Ada tiga jenis sekat/guide: 

• Sekat/guide primer menunjuk pada pokok masalah. 
• Sekat/guide sekunder menunjuk pada sub masalah. 
• Sekat/guide tersier menunjuk pada sub-sub masalah. 

5.  Folder/Map. 

Merupakan map tempat untuk menyimpan dokumen/ar sip yang menggunakan tab untuk mencantumkan kode dan indeks. 

6.  Tanda Keluar (Out Indicator). 

Adalah sarana/alat sebagai pengganti dokumen/arsip yang sedang dipinjam. Bentuknya berupa folder dengan warna, yang berbeda (diupayakan warna yang mencolok/cerah). Pada sekat tersebut dicantumkan kolom-kolom yang memuat informasi mengenai: No.Urut, jenis dokumen/arsip yang keluar, tanggal dan nama peminjam, tanggal kembali, jumlah dan keterangan.  Out Indicator digunakan untuk peminjaman 1 (satu) berkas dokumen/arsip. Apabila peminjaman dokumen/arsip dalam bentuk lembaran digunakan buku peminjaman.

7. Klasifikasi Dokumen/Arsip. 

Klasifikasi dokumen/arsip dipergunakan sebagai dasar penataan dokumen/ arsip aktif yang bersifat korespondensi. Kode klasifikasi dokumen/arsip menggunakan kode gabungan huruf dan angka (alpha-numeric). 

8.  Indeks Relatif. 

Sarana yang dipergunakan untuk membantu mempermudah penemuan kode, klasifikasi dokumen/arsip. 

9.  Buku Peminjaman. 

Adalah buku yang digunakan untuk pengendalian peminjaman dokumen/ arsip. 

Peralatan dokumen/arsip inaktif adalah: 

1.  Rak Dokumen/Arsip. 

Penyimpanan dokumen/arsip inaktif bisa menggunakan rak statis atau rak bergerak (mobile aisle files). 

2.  Boks. 

Merupakan tempat penyimpanan dokumen/arsip berupa kotak/boks khusus dengan ukuran panjang 38 cm, lobar 10 cm atau 20 cm dan tinggi 27 cm. 

3.  Label.  

Merupakan judul/title berkas yang berupa nomor dan ditempelkan pada bagian luar boks. 

4.  Sampul/Folder. 

Sarana untuk menempatkan dokumen/arsip (volume kecil) yang akan disirnpan kedalam boks dokumen/arsip. Untuk volume dokumen/arsip yang besar dapat tetap mempergunakan ordner. 

5.  Daftar Pertelaan Dokumen/Arsip. 

Merupakan sarana/alat bantu temu dokumen/arsip berupa daftar series dokumen/arsip dan nomor lokasi penyimpanan. 

6.  Buku Peminjaman. 

Adalah buku yang digunakan untuk pengendal ian peminjaman dan pelayanan informasi dokumen/ arsip. 

Pengurusan Surat-Surat 

Pengurusan surat ialah proses kegiatan penanganan dan penyelesaian surat, baik surat masuk maupun surat keluar. 

Menurut Sedarmayanti (2003: 83-85), sarana pengurusan surat dapat diselenggarakan dengan menggunakan: Buku Agenda dan Kartu Kendali . Tujuan pengurusan surat adalah agar supaya surat dapat dengan cepat dan tepat sampai kepada pengolah.  

Menurut Sedarmayanti (2003:86), surat dinas ialah segala komunikasi tertulis yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan kantor/organisasi. Dalam tata kearsipan, berdasarkan sifat, surat dinas dapat dibedakan menjadi: 

1. Surat Tertutup adalah surat yang harus diterima oleh yang bersangkutan tanpa dibuka (tetap bersampul). 
2. Surat Terbuka adalah surat yang sebelum diterima oleh yang bersangkutan harus dibuka, dicatat oleh petugas kearsipan.  Surat terbuka menurut nilai dan kepentingan isinya, dibedakan menjadi: 

• Surat Penting, surat yang isinya bersifat mengikat, memerlukan tindak lanjut, menyangkut masalah kebijakan dan bila terlambat atau hilang dapat menghambat dan merugikan pelaksanaan kebijakan, kelembagaan, kepegawaian, keuangan dan kebendaan. Surat penting dicatat dan dikendalikan dengan menggunakan kartu kendali. 
• Surat Biasa/Rutin, surat yang isinya tidak mengikat, tidak memerlukan tindak lanjut dan bila surat termaksud hilang, informasinya dapat diperoleh dari sumber lain. Surat Biasa/Rutin dicatat pada lembar pengantar, yang sekaligus digunakan sebagai alai penyimpanan surat atau sebagai pengganti buku ekspedisi dan dapat dijadikan sebagai bukti penerimaan surat. 
• Surat Rahasia, surat yang menurut isi maupun sifatnya memerlukan  perlindungan, karena  jika bocor akan dapat menimbulkan kerusakan atau  kerugian besar, mengurangi atau menyulitkan pelaksanaan langkah-langkah berikutnya. Surat rahasia dicatat pada lembar pengantar surat  rahasia yang berfungsi sama dengan lembar pengantar surat biasa/rutin. 

Asas pengurusan surat untuk surat masuk dan surat keluar adalah gabungan antara Sentralisasi dan Desentralisasi. Standar Operasional Prosedur juga berperan dalam mengatur prosedur pengurusan surat masuk dan keluar. Sarana pengurusan surat adalah: 

1. Surat masuk ekstern/intern: 

• Buku agenda/ekspedisi surat masuk. 
• Buku pengendalian Faksimile dan E-mail. 
• Lembar disposisi. 

2. Surat keluar ekstern/intern: 

a.  Buku agenda/ekspedisi surat keluar. 

b.  Buku pengendalian Faksimile dan E-mail surat keluar. 

Sistem Penataan Dokumen/Arsip 

Menurut Sulaiman (1999: 30), penataan arsip adalah pengaturan informasi dan fisik arsip untuk memudahkan penemuan kembali.  Dengan kegiatan ini pengendalian arsip baik secara fisik maupun informasi dapat dilakukan secara optimal. Saat ini, dikenal lima macam sistem penataan arsip yaitu: 

1. Sistem Abjad (Alphabetical Filing System). 

Sistem abjad adalah salah satu sistem penataan berkas yang pada umumnya dipergunakan untuk menata berkas yang berurutan dari A sampai dengan Z dengan berpedoman pada peraturan mengindeks. 

2. Sistem Masalah (Subject Filing System). 

Sistem masalah adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan kegiatan-kegiatan yang berkenaan dengan masalah -masalah yang berhubungan dengan perusahaan yang menggunakan sistem ini. 

3. Sistem Nomor (Numerical Filing System). 

Sistem nomor adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan kelompok permasalahan yang kemudian masing-masing atau setiap masalah diberi nomor tertentu.  Menurut  Wursanto  (1991: 122-141), sistem nomor dibedakan menjadi  dua macam: 

• Sistem Numerik Agenda adalah tata cara penyimpanan arsip dengan mempergunakan nomor agenda surat masuk/keluar sebagai pedoman dalam penyusunannya. Sistem numerik agenda ada beberapa macam yaitu: filing menurut nomor urut, filing menurut dua nomor akhir, dan filing menurut tiga nomor akhir. 
• Sistem Klasifikasi Persepuluhan Dewey yaitu sistem yang terdiri 10 kelas utama, 100 divisi dan 100 seksi. 

4. Sistem Tanggal (Chronological Filing System)

Sistem tanggal adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan urutan tanggal, bulan dan tahun yang mana pada umumnya tanggal yang dijadikan pedoman termaksud diperhatikan dari datangnya surat (akan lebih baik bila berpedoman pada cap datangnya surat). 

5. Sistem Wilayah (Geographical Filing System) 

Sistem wilayah adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan tempat (lokasi), daerah atau wilayah tertentu. 

Peranan SOP mengenai prosedur dalam penataan dokumen/arsip aktif dilakukan dengan cara pemeriksaan, penentuan indeks, pengkodean, pembuatan tunjuk silang, penyortiran, pelabelan dan penyimpanan dokumen/arsip. Prosedur penataan dokumen/arsip inaktif  penemuan kembali dokumen/arsip dan peminjaman dokumen/arsip aktif dan inaktif juga di atur didalam SOP.