Pengertian Kearsipan dan beberapa peranan penting dari kearsipan

Pengertian Kearsipan dan beberapa peranan penting dari kearsipan

Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu.
Saat dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan. Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan.

Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi. Mengingat arti pentingnya pemerintah Indonesia menaruh perhatian yang cukup besar terhadap kearsipan. Hal ini terbukti dengan diperlukannya beberapa peraturan perundangan yang mengatur tentang kearsipan Nasional.
Adapun keunggulan dan fungsi yang dapat dilihat dari sistem penanganan kearsipan setiap organisasi, yaitu:
1) Aktifitas kantor/organisasi akan berjalan dengan lancar.
2) Dapat dijadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah.
3) Dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis
4) Dapat dijadikan bahan dokumentasi
5) Dapat menghemat waktu, tenaga dan biaya
6) Sebagai alat pengingat
7) Sebagai alat penyimpanan warkat
8) Sebagai alat bantu perpustakaan diorganisasi apabila memiliki perpustakaan
9) Merupakan bantuan yang berguna bagi pimpinan dalam menentukan kebijaksanaan organisasi
10) Kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan organisasi

.
• Sistem Pengelolaan Kearsipan yang sesuai
Dalam perkembangan dan kemajuan manajemen administrasi kantor sekarang ini hampir dapat dipastikan bahwa segala sesuai tergantung kepada warkat/dokumen. Baik itu didunia perusahaan pemerintahan atau swasta. Warkat dianggap sangat berperan penting dalam proses kegiatan organisasi.
Dan sistem yang sering dan masih berlaku di instansi-instansi diantaranya:
? Sistem sentralisasi merupakan kearsipan dimana semua surat perusahaan disimpan dalam satu ruangan bukan dalam kantor terpisah.
? Sistemj desentralisasi adalah sistem kearsipan yang dalam pelaksanaannya tidak dipusatkan pada satu unit kerja, karena masig-masing unit pengolah menyimpan arsipnya.
Dari segi pengelolaan arsip/filling yang berfungsi sebagai inti dari sebuah kegiatan setiap organisasi dan berguna membantu bagi pimpinan untuk menentukan kebijaksanaan. Perusahaan/organissasi kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan sistem perusahaan.
• Sistem penyimpanan arsip yang sesuai
Filling adalah salah satu kegiatan pokok galam bidang kearsipan. Filling dapat diartikan suatu proses penciptaan. Pengumpulan, pemeliharaan, pengaturan, pengawasan, penyusunan dan penyimpanan. Cara atau metode yang sistematis sehingga warkat tersebut dengan mudah cepat dan tepat dapat ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu dibutuhkan.
Sistem penyimpanan yang sesuai diantaranya:
• Sistem abjad merupakan suatu sistem dan penemuan kembali warkat-warkat berdasarkan abjad
• Sistem masalah merupakan suati sistem penemuan dan penyimpanan kembali menurut isi pokok atau perihal surat.
• Sistem nomor merupakan pemberian nomor yang terdapat pada folder
• Sistem tanggal merupakan penyimpanan surat berdasarkan tanggal, hari, bulan/tahun tanggal dijadikan kode surat.
• Sistem Wilayah merupakan menyimpanan berdasarkan daerah/wilayah surat yang diterima.
Filling sistem suatu rangkaian kerja yang teratur agar dapat dijadikan untuk penyimpanan arsip sehingga saat diperlukan arsip tersebut dapat dan tepat ditemukan. Banyak istilah yang digunakan para ahli dalam membahas filling sistem seperti sistem kearsipan, manajemen kearsipan, record manajemen dan lain lain.
Menurut asrip nasional, filling / memfile adalah cara mengatur dan menata berkas dalam susunan yang sistematis dan menurut Ensiklopedia Administrasi; Filling adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan warkat-warkat secara sistematis sehingga bilamana diperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara tepat.

Pengertian Kearsipan dan beberapa peranan penting dari kearsipan


Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu.
Saat dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan. Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan.

Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi. Mengingat arti pentingnya pemerintah Indonesia menaruh perhatian yang cukup besar terhadap kearsipan. Hal ini terbukti dengan diperlukannya beberapa peraturan perundangan yang mengatur tentang kearsipan Nasional.
Adapun keunggulan dan fungsi yang dapat dilihat dari sistem penanganan kearsipan setiap organisasi, yaitu:
1) Aktifitas kantor/organisasi akan berjalan dengan lancar.
2) Dapat dijadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah.
3) Dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis
4) Dapat dijadikan bahan dokumentasi
5) Dapat menghemat waktu, tenaga dan biaya
6) Sebagai alat pengingat
7) Sebagai alat penyimpanan warkat
8) Sebagai alat bantu perpustakaan diorganisasi apabila memiliki perpustakaan
9) Merupakan bantuan yang berguna bagi pimpinan dalam menentukan kebijaksanaan organisasi
10) Kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan organisasi.

• Sistem Pengelolaan Kearsipan yang sesuai
Dalam perkembangan dan kemajuan manajemen administrasi kantor sekarang ini hampir dapat dipastikan bahwa segala sesuai tergantung kepada warkat/dokumen. Baik itu didunia perusahaan pemerintahan atau swasta. Warkat dianggap sangat berperan penting dalam proses kegiatan organisasi.
Dan sistem yang sering dan masih berlaku di instansi-instansi diantaranya:
? Sistem sentralisasi merupakan kearsipan dimana semua surat perusahaan disimpan dalam satu ruangan bukan dalam kantor terpisah.
? Sistemj desentralisasi adalah sistem kearsipan yang dalam pelaksanaannya tidak dipusatkan pada satu unit kerja, karena masig-masing unit pengolah menyimpan arsipnya.
Dari segi pengelolaan arsip/filling yang berfungsi sebagai inti dari sebuah kegiatan setiap organisasi dan berguna membantu bagi pimpinan untuk menentukan kebijaksanaan. Perusahaan/organissasi kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan sistem perusahaan.

• Sistem penyimpanan arsip yang sesuai
Filling adalah salah satu kegiatan pokok galam bidang kearsipan. Filling dapat diartikan suatu proses penciptaan. Pengumpulan, pemeliharaan, pengaturan, pengawasan, penyusunan dan penyimpanan. Cara atau metode yang sistematis sehingga warkat tersebut dengan mudah cepat dan tepat dapat ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu dibutuhkan.
Sistem penyimpanan yang sesuai diantaranya:
• Sistem abjad merupakan suatu sistem dan penemuan kembali warkat-warkat berdasarkan abjad
• Sistem masalah merupakan suati sistem penemuan dan penyimpanan kembali menurut isi pokok atau perihal surat.
• Sistem nomor merupakan pemberian nomor yang terdapat pada folder
• Sistem tanggal merupakan penyimpanan surat berdasarkan tanggal, hari, bulan/tahun tanggal dijadikan kode surat.
• Sistem Wilayah merupakan menyimpanan berdasarkan daerah/wilayah surat yang diterima.
Filling sistem suatu rangkaian kerja yang teratur agar dapat dijadikan untuk penyimpanan arsip sehingga saat diperlukan arsip tersebut dapat dan tepat ditemukan. Banyak istilah yang digunakan para ahli dalam membahas filling sistem seperti sistem kearsipan, manajemen kearsipan, record manajemen dan lain lain.
Menurut asrip nasional, filling / memfile adalah cara mengatur dan menata berkas dalam susunan yang sistematis dan menurut Ensiklopedia Administrasi; Filling adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan warkat-warkat secara sistematis sehingga bilamana diperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara tepat

PENGANTAR KEARSIPAN

Dari Segi Bahasa Secara etimologi istilah arsip berasal dari bahasa yunani “Arche” yang berarti “Permulaan”, menjadi “Ta Archia” selanjutnya menjadi “Archeon” yang berarti “Gedung Pemerintahan”, dan kemudian dalam bahasa latinnya berbunyi “Archivium”. (Pengantar Kearsipan Sebagai Sistem, Arsip Nasional RI, hal 2), Pendapat Para Ahli, Tiga arsiparis (ahli arsip) Belanda, S. Muller (1848-1922), J.A. Feith (1858-1913) dan R. Fruin (1857-1955) dalam bukunya yang berjudul Handleiding Voor het Ordenen en Beschrijven van Archiven diterbitkan tahun 1898 yang kemudian diterjemahkan dalam bahasa inggris oleh arsiparis amerika (Arthur H. Leavitt) dengan judulManual for Arrangement and Description of Archives (1940). Kata ”Archief” diartikan segenap dokumen tertulis, gambar dan badan cetakan yang secara resmi diterima atau dihasilkan oleh suatu badan administratif atau oleh salah seorang pejabatnya dan sebegitu jauh dokumen-dokumen ini dimaksudka untuk tetap berada dalam pemeliharaan badan-badan atau pejabat yang bersangkutan.

MENINGKATKAN PROFESIONALISME ARSIPARIS

Dewasa ini, informasi menjadi kebutuhan mutlak bagi setiap organisasi, baik organisasi pemerintah maupun swasta. Keseluruhan kegiatan organisasi pada dasarnya membutuhkan informasi. OIeh karena itu, informasi menjadi bagian yang sangat penting untuk mendukung proses kerja administrasi dan pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen dan birokrasi didalam menghadapi perubahan situasi dan kondisi yang berkembang dengan cepat.
Salah satu sumber informasi penting yang dapat menunjang proses kegiatan administrasi maupun birokrasi adalah arsip (record). Sebagai rekaman informasi dan seluruh aktivitas organisasi, arsip berfungsi sebagai pusat ingatan, alat bantu pengambilan keputusan, bukti eksistensi organisasi dan untuk kepentingan organisai yang lain. Berdasarkan fungsi arsip yang sangat penting tersebut maka harus ada menajeman atau pengelolaan arsip yang baik sejak penciptaan sampai dengan penyusutan.
Pengelolaan arsip secara baik yang dapat menunjung kegiatan administrasi agar lebih lancar seringkali diabaikan dengan berbagai macam alasan. Berbagai kendala seperti kurangnya tenaga arsiparis maupun terbatasnya sarana dan prasarana se!alu menjadi alasan buruknya pengelolaan arsip di hampir sebagian besar instansi pemerintah maupun swasta. Kondisi semacam itu diperparah dengan image yang selalu menempatkan bidang kearsipan sebagai “bidang pinggiran” diantara aktivitas-aktivitas kerja lainnya.


FUNGSI ARSIP DAN PERAN ORGANISASI PROFESI ARSIPARIS

Arsip merupakan salah satu sumber informasi penting. Bukan saja bagi pelaksanaan manajemen sebuah institusi tetapi lebih dari itu juga merupakan unsur penting dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Dalam segala aspek kehidupan senantiasa memerlukan ketersediaan arsip. Kiranya tidak berlebihan apabila dikatakan bahwa arsip menjadi faktor yang dapat mempengaruhi keutuhan sebagai sebuah bangsa maupun sebuah negara. Keutuhan negara terancam apabila tidak tersedia arsip secara memadai. Kasus lepasnya Sipadan dan Ligitan adalah fakta yang harus menjadikan pelajaran untuk lebih memiliki kesadaran akan arti penting arsip dengan segala aspeknya. Keutuhan negara tentu bukan saja menyangkut wilayah tetapi keutuhan sejarah, sumber hukum, kedaulatan ekonomi, ataupun khasanah budaya.
Kedudukan arsip yang memiliki fungsi penting dalam kehidupan berbangsa, bernegara, dan bermasyarakat semakin kokoh dengan terbitnya Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2007 serta Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009. Peraturan Pemerintah nomor 38 Tahun 2007 mengamanatkan kearsipan sebagai tugas wajib bagi daerah. Konsekuensinya setiap daerah, baik kabupaten/ kota maupun provinsi wajib membentuk lembaga yang memiliki kewenangan di bidang kearsipan.
Demikian juga di dalam undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 secara tegas mengatur kedudukan arsip dalam manajemen maupun dalam konteks kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Di dalam undang-undang tersebut secara tegas mewajibkan setiap pejabat pemegang otoritas dalam suatu instansi untuk menyelenggarakan tata kearsipan. Bagi yang tidak melaksanakannya diancam dengan sangsi, baik admninistrasi maupun pidana bagi yang tidak melaksanakannya. Baca Artikel Lengkapnya

KULTUR KEARSIPAN

Sejak diundangkannya Undang-undang Nomor 7 tahun 1971 tentang Kearsipan, di kalangan masyarakat awam maupun di lingkungan birokrasi peme rintah masih diwarnai oleh persepsi yang salah tentang arsip dan kearsipan. Kesan orang tentang arsip masih saja serba negatif. Arsip dicitrakan sebatas kertas-kertas kumal, surat-surat yang tidak terpakai lagi, atau pertinggal yang disimpan oleh pencipta surat. Bekerja di bidang kearsipan dianggap dianggap sebagai orang yang diarsipkan, orang buangan, diparkir, dan sebagainya. Pola penempat an pegawai di bidang kearsipan selama ini juga kurang menguntung kan. Pegawai yang ditempatkan di unit kearsipan, termasuk mengurus surat – menyurat, di kalangan instansi pemerintah rata- rata berkualitas rendah, pendidikan rendah, bahkan tidak jarang orang yang di mana-mana tidak terpakai, apakah karena tidak berkemampuan ataupun karena tidak disenangi atasan.
Akan tetapi kalau para pejabat ditanya tentang arsip, tidak seorang pun akan menga takan bahwa arsip itu tidak penting, bahkan semua pejabat akan mengatakan sangat penting. Ironisnya dalam penempatan. pegawai, sangat jarang seseorang yang berpendidikan tinggi, trampil dan cekatan, jujur dan berkemampuan ditempatkan di unit kearsipan. Biasanya mereka dipekerjakan di unit operasional. Baca Artikel Lengkapnya


BADAN PERPUSTAKAAN DAN ARSIP

Globalisasi menuntut setiap orang yang memiliki samangat kompetitif untuk berpikir dan bertindak secara efektif dan efisien. Era ini juga menuntut kecepatan dan ketepatan informasi. Penguasaan informasi menggantikan peran senjata dalam perang konvensional. Penguasaan informasi akan menetukan hegemoni suatu bangsa.
Dalam rangka berkompetisi di era yang tidak tersekat lagi oleh batas-batas budaya, politik, sosial, dan teritorial initidak ada bangsa yang dapat menutup akses dengan dunia luar. Keleluasaan akses terhadap informasi dan kemampuan untuk memberdayakan informasi akan mempengaruhi kemajuan dan perkembangan kualitas suatu bangsa. Demikian juga ketersediaan sumber informasi yang accesible menjadi kebutuhan yang tidak dapat dihindarkan. Bahkan dalam piagam hak azasi manusia disebutkan bahwa memperoleh informasi dan memanfaatkannya dalam rangka mengembangkan kehidupan pribadi dan lingkungan sosial merupakan salah satu hak azasi yang harus dihormati.
Begitu juga dalam ranka mengembangkan kemajuan masyarakat serta menciptakan pemerintahan yang transaparan dibutuhkan ketersediaan informasi yang cepat, akurat, daqn lengkap. Penyelenggaraan pemerintahan yang menjamin transparansi serta kebebasan memperoleh informasi harus dilandasari azas manfaat dan diarahkan untuk mendorong partisipasi aktif masyarakat, baik daqlam proses pengambilan kebijakan, pelaksanaan roda pemerintahan, pengawasan publik terhadap lembaga penyelenggara pemerintahan, serta proses berbangsa dan bermasyarakat secara keseluruhan.

EKSISTENSI KEARSIPAN DI PROVINSI

Keluarnya Peraturan Pemerintah Nomor 41 Tahun 2007 tentang Organisasi Perangkat Daerah merupakan respon terhadap Undang Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah, pada prinsipnya dimaksudkan untuk memberi arah dan pedoman yang jelas kepada Daerah dalam menata organisasi sesuai dengan keperluannya. Adanya otonomi yang dimiliki telah memberikan keleluasaan dalam menyelenggarakan otonomi daerah tanpa adanya tekanan dan atau paksaan dari siapapun termasuk dari pemerintah pusat. Faktor-faktor potensi dan kemampuan, luas wilayah, dan jumlah penduduk yang dilayani setidaknya menjadi pertimbangan rasional dalam menghitung beban kerja yang dipergunakan sebagai dasar untuk menentukan besar dan bentuk organisasi perangkat daerah bagi suatu daerah sehingga efisien dan efektif. Oleh karenanya besaran dan jumlah organisasi perangkat daerah di setiap daerah tidak selalu sama/seragam.
Demikian halnya di Provinsi dengan maksud untuk dapat mempermudah dalam melayani masyarakat, telah pula melaksanakan pengembangan organisasi perangkat daerah. Diantara berbagai organisasi perangkat daerah dimaksud salah satunya adalah untuk menangani urusan kearsipan yang bertanggung-jawab dalam penyelamatan arsip sebagai bukti pendukung otentik penyelenggaraan pemerintahan daerah. Penanganan urusan kearsipan ini, dengan pertimbangan perumpunan urusan, kemudian mengalami pengembangan yaitu menyatukannya dengan penanganan urusan perpustakaan dalam suatu kelembagaan Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah. Walaupun sudah di“tata ulang” namun bebagai permasalahan seperti keterbatasan sumber daya manusia, prasarana dan sarana, maupun pembiayaan masih perlu pemikiran agar kearsipan di Provinsi dapat ekses.


PENATAAN BERKAS

Arsip merupakan urat nadi bagi suatu organisasi. Oleh karena itu perlu dikelola secara sistematis. Kegiatan yang cukup penting dalam pelaksanaan tata learsipan dinamis adalah penataan berkas. Kegiatan ini tidak sekedar menumpuk-numpuk arsip kemudian disimpan tetapi terkait denganpenyimpanan dan penemuan kembali arsip secara sisitematis.
Berkaitan dengan pentingnya arsip dalam pengambilan keputusan maka penataan berkas harus dapat diaplikasikan secara tepat dan terpadu, serta memudahkan dalam pelaksanaan penyimpanan dan penemuan kembali arsip. Sehingga dapat menjamin ketersediaan informasi secara cepat, tepat, lengkap, dan berkualitas.
Penataan berkas atau secara teknis disebutfiling merupakan kegiatan lanjutan dari penanganan arsip ketika langkah pengurusan surat telah selesai dilaksanakan. Dalam hal ini ketertiban pelaksanaan pengurusan surat akan mempengaruhi penataan berkas (Michael : 79). Selain bersifat accesibility juga harus memudahkan pelaksanaan penyusutan arsip dan mendasari tercapainyan tujuan kearsipan. (Mike Harvey, 1998:83).
Penataan berkas yang baik adalah sesuai dengan kondisi organisasi, sederhana, mudah dimengerti dan mudah dioperasikan, mudah diadaptasikan bila terjadi perubahan sistem, fleksibel, dan elastis untuk menampung perkembangan, murah, aman, jelas, dan logis.(Mike Harvey, 1989:83-87). Secara teknis penataaan berkas juga harus mempertimbangkan kepentingan maupun fungsi berkas itu sendiri.

ARSIP, ARSIPARIS, DAN ARTI PENTING

Dinamika masyarakat global semakin terakselerasi dengan dukungan teknologi informasi yang memungkinkan terselenggaranya arus informasi secara cepat dan tanpa batas. Hampir tidak ada ruang untuk membendung laju informasi. Setiap sudut di belahan dunia dengan tanpa kendala yang berarti dapat dijelajahi secara cepat. Alvin Toffler menyebutnya sebagai gelombang ketiga (third wave), juga sebagai era informasi atau juga sebagai masyarakat super industrial (Alvin Toffler, 1994,23-24).
Arus informasi yang cepat, ditopang dengan kemajuan teknologi menyebabkan cakrawala kehidupan semakin luas. Sebaliknya dunia terasa semakin menyempit. Hubungan bangsa satu dengan yang lain tidak lagi dibatasi sekat-sekat administratif dan politis. Informasi di belahan dunia lain dapat diakses di belahan dunia yang berbeda tanpa menunggu waktu yang terlalu panjang. Tanpa keluar rumah orang dapat melihat dunia. Teknologi internet dengan segala bentuk pengembangannya memberi kemungkinan bagi setiap orang untuk mengintip kejadian di tempat lain. Sebaliknya, tanpa harus melangkah keluar rumah orang dapat menyebarkan informasi menurut cakupan yang dihendaki.
Kondisi yang demikian menyebabkan berbagai permasalahan yang terjadi di suatu wilayah tidak lagi menjadi permasalahan yang bersifat regional tetapi menjadi permasalahan global. Suatu kejadian bukan lagi menjadi informasi yang dapat dimonopoli oleh masyarakat tempat dimana peristiwa itu terjadi tetapi menjadi konsumsi bagi masyarakat dalam cakupan global. Suatu region tidak dapat menutup diri dari kondisi yang bersifat saling mempengaruhi. Isue merebaknya flu babi yang terjadi di Meksiko dalam waktu yang bersamaan tersebar ke seluruh penjuru dunia adalah contoh aktual yang dapat dikemukakan. Penyebaran isu tersebut bukan sekedar informasi yang dapat ditelan begitu saja tetapi juga mmpunyai reaksi yang bersifat global.
Indonesia sebagai suatu state tidak dapat terlepas dari kondisi global yang terjadi. Demikian pula kejadian di Indonesia akan menyebar dan memungkinkan munculnya reaksi secara global. Seiring dengan perkembangan informasi yang demikian cepat, diikuti pula kesadaran akan arti penting informasi, diperlukan kesiapan untuk mampu mengelola informasi secara akurat, efisien, dan efektif. Kecerobohan dapat mengelola informasi sangat berpotensi bagi munculnya permasalahan.

SERTIFIKASI SUMBER DAYA MANUSIA KEARSIPAN

Setiap organisasi pasti memerlukan arsip sebagai sumber informasi dalam rangka pengambilan keputusan, perencanaan maupun pengambilan keputusan. Terkait dengan kepentingan tersebut maka arsip perlu untuk dijamin keselamatannya baik secara fisik maupun informasinya. Ketersediaan sumber daya manusia kearsipan yang handal dan professional merupakan syarat wajib untuk dapat mewujudkan hal tersebut. Era globalisasi dan informasi saat ini menuntut adanya peningkatan mutu sumber daya manusia di bidang kearsipan. Untuk itu diperlukan adanya klasifikasi dan kualifikasi standar kemampuan sumber daya manusia kearsipan.
Berkenaan dengan hal tersebut diperlukan adanya upaya mempertinggi mutu penyelenggaraan kearsipan yang lebih baik serta perlu adanya penilaian untuk menjamin dan memberikan pengakuan atas kompetensi dan profesionalitas penyelenggaraan kearsipan. Selain itu diperlukan juga adanya upaya untuk memberikan jaminan terhadap kompetensi profesionalitas dalam penyelenggaraan kearsipan. Salah satu upaya untuk merealisasikannya adalah dengan menyelenggarakan Sertifikasi Kearsipan.

PENTINGNYA SISTEM INFORMASI GEOGRAFIS SEBAGAI ARSIP UNTUK PENYIMPANAN DATA GEMPA

Gempa bumi merupakan suatu peristiwa getaran yang terjadi di permukaan bumi dan diakibatkan oleh tenaga endogen. Penyebab kerusakan yang diakibatkan oleh gempa bumi antara lain adalah penyebab kerusakan yang diakibatkan oleh adanya gempa bumi adalah getaran, deformasi, penyebab kelemahan, longsoran pada lereng, banjir dan kebakaran. Peran aktif pemanfaatan ARSIP untuk menyimpan data sangat besar. Apabila terjadi suatu hal tidak diinginkan seperti gempa bumi dan bencana alam lainnya, kehilangan suatu data penting masih dapat dilakukan pencarian data aslinya. ARSIP berfungsi sebagai basis data untuk suatu pekerjaan, karena semua data yang akan digunakan dan hasil pengolahannya disimpan rapi. Apabila data yang dimiliki mempunyai proses penyimpanan yang rapi, maka akan memepermudah pengguna untuk mencari suatu data yang hilang. Sehingga masing-masing orang hendaknya merupakan data ARSIP untuk mempermudah penyimpanan dan pencarian data.


ARSIP VITAL SEBAGAI DARAH KEHIDUPAN ORGANISASI

Salah satu fungsi yang paling penting dalam perkantoran adalah Manajemen Arsip Dinamis. Arsip adalah informasi terekam (recorded information) yang merupakan bukti otentik aktivitas pelaksanaan fungsi organisasi. Dalam suatu kehidupan tentu tidak lepas dari arsip, karena arsip merupakan catatan aktivitas kehidupan yang terekam secara langsung dan melekat pada wujud aslinya. Oleh karena itu arsip memiliki karakteristik antara lain unik, otentik, syah, kredibel dan lengkap atau integrity.
Pada setiap organisasi baik pemerintah maupun swasta atau perusahaan, dapat dipastikan selalu menghasilkan arsip, sepanjang organisasi tersebut masih aktif melaksanakan fungsi dan tugasnya dan tentu saja arsip akan selalu tercipta terus menerus dalam setiap tahunnya. Semakin tinggi organisasi akan semakin besar perannya dan semakin banyak fungsinya. Organisasi yang mempunyai banyak fungsi tentunya arsip yang dihasilkan juga akan banyak, dan semakin banyak arsip yang dihasilkan akan semakin sulit dalam pengelolaannya. Dengan demikian memiliki peluang yang sangat besar terhadap hilang, rusaknya arsip ketika diperlukan. Oleh karena itu perlu adanya pengelolaan arsip yang baik. Tentu saja arsip tidak selalu disimpan selamanya. Arsip disimpan berdasarkan fungsinya yang memiliki nilai-nilai kegunaan bagi organisasi dimana terdapat jangka hidup arsip, atau dalam istilah manajemen kearsipan adalah daur hidup (Life cycle)
Apabila dilihat dari fungsi kegunaannya, menurut Shelenberg fungsi arsip dibagi menjadi fungsi Primer dan Sekunder sedangkan Jacknision membagikan dalam fungsi administrative danHistorical. Sedangkan dari bahasa Belanda fungsi arsip terdiri dari dinamisch archief danstatisch archief. Karena Negara kita lama dijajah Belanda maka di Indonesia dikenal arsip dinamis dan arsip statis.
Arsip dinamis merupakan fungsi primer sebagai tujuan utama diciptakan arsip yaitu kegunaan primer bagi organisasi. Arsip dan organisasi tidak dapat dipisahkan. Organisasi tidak akan dapat hidup apabila tanpa adanya arsip. Arsip mempunyai arti pen-ting bagi organisasi yaitu sebagai tulang punggung organisasi, sebagai bukti syah di pengadilan, sebagai memori organisasi, sebagai alat pengambilan keputusan bagi pimpinan organisasi, merupakan asset organisasi, sebagai sarana investigasi, sebagai darah kehidupan organisasi serta sebagai bukti sejarah.
Arsip sebagai darah kehidupan organisasi, bahwa sepanjang organisasi masih hidup tidak akan lepas dari arsip-arsip yang dihasilkan. Arsip disini diibaratkan darah mengalir karena arsip berkaitan erat dengan fungsi organisasi, sehingga hilangnya arsip dapat mengakibatkan berhentinya fungsi organisasi. Menurut Suzan Diamon bahwa di Amerika banyak 40 % perusahaan tidak dapat mengoperasionalkan kembali dikarenakan kehi-langan dokumen/arsip-arsipnya yang dikarenakan musibah kebakaran sehingga dalam jangka waktu cukup lama perusahaan aktivitasnya terhenti.
Dalam fungsi sekunder, arsip mempunyai fungsi berkelanjutan yaitu ketika masa dinamis berakhir ternyata arsip memiliki nilai-nilai kesejarahan yang dapat dimanfaatkan bagi masyarakat luas untuk studi kesejarahan. Tentusaja arsip diciptakan tidak untuk kepentingan sejarah. Namun ketika arsip tersebut sudah tidak digunakan oleh organisasi pencipta arsipnya atau lebih dikenal sebagai creating agency arsip memiliki nilai-nilai kesejarahan (historical value).